Creare una fattura o ricevuta per i buoni pasto e tracciarne l’utilizzo

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Molte strutture usano dei “blocchetti” di buoni stampati con il timbro della struttura venduti in modalità prepagata e consegnati dai familiari giornalmente da utilizzare per i pasti giornalieri dei bambini.

Con EasyNido è possibile eliminare il buono cartaceo a favore di un buono “Elettronico”, riducendo così il consumo di carta e risparmiando denaro, mantenendo però la tracciabilità dei pasti.

Cosa occorre per sostituire il blocchetto cartaceo con un blocchetto elettronico EasyNido:

  • Creare un  prodotto Consumabile es. “Pasto”
  • Emettere fattura in anticipo chiedendo al sistema di tracciare il prodotto (è previsto anche il recupero di eventuali pasti forniti in assenza di buoni)
  • Registrare i pasti dei bambini

Per Creare un Prodotto Consumabile dovete andare su Fatturazione->Nuovo prodotto

A seguire compilate i campi seguendo le indicazioni, inserendo il costo per singolo buono pasto e salvando.

Nel momento in cui il familiare verrà a comprare un blocchetto di buono pasto dovrete generare la fattura/ricevuta utilizzando questo prodotto.

Andate su Fatturazione->Nuovo documento

Create una Ricevuta o Fattura utilizzando i dati del bambino, non importa se intestate il documento al familiare basta che selezionate il bambino in alto a destra.

Poi selezionate il prodotto consumabile “Buono Pasto” creato in precedenza e spostate su SI il comando accanto alla voce “Vuoi tracciare il prodotto consumabile e scalarlo all’inserimento del pranzo?“.

Ultimate salvando.

A questo punto nella scheda bambino potrete vedere il consumabile associato e il numero di buoni restanti nel box “Unità rimanenti“:

Ogni volta che registrerete un pasto a questo bambino, la cifra nel box unità rimanenti diminuirà. Il valore può essere anche negativo qualora i pasti registrati superino il numero di pasti in fattura. Questo per tener traccia anche nei casi in cui i genitori si dimentichino o ritardino a comprare i buoni pasto.

Attenzione: In alcuni casi può succedere, ad esempio ad inizio anno, che l’erogazione dei pasti sia anticipata rispetto alla emissione della prima fattura/ricevuta. Per scalare i pasti già consumati prima della prima ricevuta/fattura potete, dopo aver registrato l’acquisto, editare manualmente il numero di “Unità rimanenti” e cliccare sul tasto “Salva” verde.

Es. registro l’acquisto di 20 buoni pasto dopo 5 giorni dall’inizio dell’anno scolastico mediante creazione di fattura/ricevuta, il bambino ha mangiato quindi  5 gg senza buoni, vado sulla scheda bambino cambio il valore da 20 a 15 e salvo.

Quanto il numero di buoni pasto si avvicinerà ad esaurimento, sia nella bacheca educatore (in modo che possa avvisare eventualmente in familiare) che in quella del familiare sarà visualizzato un messaggio con il numero di buoni residui.

Se il numero è negativo la scritta sarà rossa.

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